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做好这六点,终于开了个高效会议!

发布人:微信群  热度:5  发布时间:2019/10/6 22:33:41
会议开得好,天天下班早!

会议开得好,天天下班早!

“小明,晚上去happy呀”,晚上7点半,小明收到好基友小回的消息。

“happy个鬼,还在开会”。

“又开会,你怎么那么多会,大领导啊”

“呵呵,累的无力吐槽,都不想干了。。。。”

“说来听听,让哥开心下”

“呸”

“说认真的,啥情况,我帮你分析下”

小明开始倒豆子了(吐槽):

  1. 会议严重超时:下午2点开这个月的计划总结会,通知的会议时长是3个小时,结果开到现在,还遥遥无期,我好多事还没做呢。
  2. 集合慢:两点开会,我早早的去了,结果拖拖拉拉的集合,扯些有的没的,2点半才正式开始。
  3. 发言拖沓:然后就是各部门大佬做总结和计划宣讲,规定每人不超过20分钟,结果就没少于半小时的,**部的老大更厉害,拿着一张表格,讲了一个半小时,内容也看不清楚,我无聊的都快睡着了。
  4. 现场混乱:这个月目标没达成,老板说下个月要拿出可行性的计划,这个部门有困难,那个部门有想法,这不,讨论到现在,也没个结果,都快吵起来了。
  5. 没有结果:晚上9点,会议终于结束了,无语的是,下个月可行性计划也没个结论,居然变成会后商议给方案,我去,会后商议!那开这一天干嘛,每次都会后商议,然后就没有结果了。

今天这样的会议都是常态了,我已经心力交瘁……

你们这会议效率太低了,哥给你几点建议:

一、高效会议的六个关键要素

1. 明确会议目的和产出

明确了会议的目的和需要产出的内容,统一参会人员的思想聚焦和产出期望,在大方向上就不会跑偏

例:如果会议的目的是就某件事情商议出解决办法,那么会议中就必须将大家提出的办法整理并决策,最后不管是投票也好,一人拍板也好,都要确定1-2种解决办法,否则你一句我一嘴,会开完了才发现什么结论都没有。

2. 确定会议的形式和流程

会议形式常见的:线上会议,线下会议。

会议流程:有明确的会议流程,才能保证会议在指定的时间内按照计划的方向发展。

例如:

好处:

  1. 能基本保证会议在可控范围内;
  2. 各部门有充足时间表达自己的观点;
  3. 留有自由讨论时间,方便交流想法,达成共识。

3. 制定并申明会议制度(会议通知)

会议的几个痛点现象:

  1. 拖拖拉拉不按时到会,等人聚齐20分钟过去了;
  2. 个别人员太啰嗦,一个人讲了半小时还没讲到重点,又不好打断;
  3. 边开会边办公,玩手机的,交头接耳的,进进出出的。

这些情况也都是现在大多数会议的常态,很多人中招,可是也觉得很无辜,我太忙了,不边开会边做,怎么搞的完,其实这样就是个恶性循环,会议效率下降了,事情没解决,还得重复做,重复开会。

那如何避免这样的情况呢?

会议制度很重要!!!

会议制度包含的内容:

  1. 会议的流程;
  2. 会议必须遵守的约定;
  3. 违反约定的惩罚措施。

而这些会议制度,需要在发送会议通知的时候进行告知并重点申明。

PS:这种会议制度,一开始肯定缺乏公信力,那么就需要拿几个人“杀鸡儆猴”,当然措施也不能太过强硬。

参考:违反制度的,会议结束前,面对面建个群,发个红包;为会议的茶歇买单等等。

逐渐把这种制度形成一种约定俗成的规则,这样逐渐推广下去,违反制定的人肯定越来越少。

4. 做好会前准备

内容包括:

内容:

  1. 设备调试,如投影仪,视频设备等;
  2. 物料准备:会议中需要用到的笔,纸,周边材料等;
  3. 资料准备,会议中需要用到的文件。

5. 会议纪要

会议纪要是一场会议的灵魂,如果没有会议纪要,那么可能导致的结果是,大家对会议最终的结果理解和后续安排各不相同,会议中提出的争议事项,待解决事项,和一些关键想法,可能产生遗漏。

会议记录有两个要点:

(1)提前安排会议记录人

提前不明确会议记录人,可能会出现都认为有人记录,结果谁都没有记录的情况。

(2)会议纪要的格式

很多人写会议纪要就像是记流水账,***说了***;****又说了***,这样的会议纪要是没人愿意看下去的,会议纪要相当于是概括总结,要让大家在几分钟内快速get会议要点。

主要包括以下几个部分的内容:

内容:

  1. 会议基础信息:会议主题,时间,参会人;
  2. 会议达成的关键结论或要点问题;
  3. 会议待协商处理事项及对应的责任人,完成时间。

重点内容,可以特殊颜色或加粗标注。

6. 会议后续跟踪

对于一些待商议决策事项,或者是任务分工,会议后续需要会议组织方持续跟踪,例:针对会议提出的***问题,需要**部门提出解决方案,对应的责任人,完成时间,都需要形成跟踪表,发送给会议相关人员。按期跟踪执行情况并通报。

二、参会人如何实现价值最大化

1. 会议组织者

作为会议的组织者,必须要负责会议流程和制度的执行,职责包括:

  1. 会前准备:发送会议通知,会议前及时收集各部门的汇报资料,对不符合要求的打回重做,避免在会议上浪费大家的时间;
  2. 联系参会人员快速到场:可通过电话,面催,或者在公司大群里呼叫;
  3. 超时提醒:会议中准备计时器,超时提醒,严重超时可直接中止;
  4. 主题把控:一旦出现跑题的现象,及时打断拉回;
  5. 制度执行:对于约定的违反规则需要做出的惩罚,监督执行,起到震慑作用。(一般是人资或者是行政部门)

2. 会议决策者

会议决策者,作为权威,需要给出态度和决策来:

作用:

  1. 辅助支持会议组织者:会议组织者在执行会议职责时可能会遇到不配合的情况,决策者及时帮腔,可提升会议效率。
  2. 表明态度,给出响应:对于各部门的发言,及时点评,好的在哪可以改进的在哪,这样有利于改善进度,同时其他部门也会借鉴参考。
  3. 作为裁判,对争论不休的分歧点做出决策。

3. 会议发言者

发言者是会议内容重要组成部分,会议发言者在公众场合的表现,对自己在上级或者下属心中的印象影响都非常重要:

提升方向:

  1. 做好充足会前准备:ppt的内容,展现形式,演讲节奏,都要提前模拟测试下,确保有价值且高效。
  2. 遵守会议制度,做好榜样

4. 会议参与者

  1. 对会议议题拾漏补缺;
  2. 遵守会议制度,不影响会议进行;
  3. 抱着认真学习的态度,虚心听取其他部门的宣讲,这也是开拓视野和学习的机会。

三、高效会议管理实操—计划总结会

针对小回提出的建议,小明认真跟行政部门沟通了下,行政的老大感觉非常受用,在获得了老板的认可和支持后,在公司群点名表扬了小明,然后开始了会议的改革,小明再次参加会议,感受完全不一样。

1. 会议前

小明收到了行政发来的会议邀请,内容包括:

(1)会议流程

  • 日期
  • 时间
  • 发言人
  • 备注

(2)会议制度:

会议中出现以下行为,由行政统计,乐捐20元,作为下次会议的茶歇基金:

  1. 开会超过5分钟未到场
  2. 会议过程中另行他事,被行政发现2次及以上的
  3. 发言超时10分钟以上的

(3)会议汇报资料模板

小明整理好汇报资料 ,老大认真过了一遍,提出了修改建议。

资料提前一天发给行政,行政审核通过了,有几个部门被行政打回重做了。

2. 会议中

  1. 9点开会,居然第一次在9点5分之前人到齐了。
  2. 行政姐姐简短的讲解了会议流程与制度,并准备了计时器
  3. 运营部老大汇报时,果然还是超时了,计时器报警,现场有点尴尬,老板发话了:讲重点,运营老大后面加快了速度,再到其他部门讲的适合,基本都按时汇报完了,连老大难的市场部这次也只超时了10分钟。
  4. 行政小姐姐全程记录了会议过程中提到的争议项和待决策事项,各部门汇报完之后就这些事项逐一商议,大部分事项都给出了解决措施,实在不能当场解决的也提供了完成时间,责任人,预计完成效果。

3. 会议后

结果:

  1. 原计划3小时的会议,在3个半小时内完成。
  2. 行政姐姐在会议结束后2小时内,向会议相关人员发出了会议纪要,并重点@了需要提供后续方案的老大。老板还回复了邮件表扬行政姐姐。
  3. 三天后,按照约定情况,行政小姐姐对待解决事项的完成进度进行了跟踪发布。

四、其他类型会议管理要点

计划总结会是企业日常管理过程中比较常见的会议类型,主要特点是由几个代表汇报发言,比较正式,为保证会议高效,对流程的把控非常重要。

除了计划总结会外,工作中还有2种类型的会议:分享会,脑暴会。

1. 分享会

例:优秀员工分享,成功项目分享。

企业内部定期组织分享会,可以加深学习的氛围,共同进步,但是很多企业的分享会都变成例行公事的现场,参会人员不认真聆听,分享人员讲的枯燥乏味。

那么一场高质量的分享会应该是怎么样的呢?

(1)准备会前调研

尽管是针对同一个主题,分享人打算分享的内容和形式,往往不是聆听人想要了解的,讲的不感趣,自然不认真听了。所有准备分享资料之前,可以先开展一轮调研,了解大家想要学习的内容,和喜欢的分享形式。

调研形式:

  1. 访谈几种不同类型的接受分享人;
  2. 向参会人员发送调研问卷

(2)分享展示优化

分享展示的文件形式很重要,观众接收信息是视觉和听觉的结合,视觉占很大部分的比重(这就是为什么我们看电视,没有字幕就感觉非常不习惯)。

所以分享文件要避免密密麻麻堆积的文字表格。采用图文结合再加上一定的动态特效,会让效果加倍。

(3)过程互动

会议过程中如果只是一味的单方输出,那么参会人很容易走神,也缺乏参与感,会议过程中增加一些互动环节,可以调动整体会议的活跃性。

2. 脑暴会

例:策划案创意脑暴

脑暴会是所有会议中最难的一种,因为对会议的结果一开始是完全无法预测的

管理要点:

(1)组建无领导讨论小组

组建小团队的无领导讨论小组,小团队可以保证大家都有发言的机会,充分参与进来,吸收不同思维的想法。

无领导小组,可以避免领导权威性对组织的影响,束缚其他成员表现机会。

(2)小组PK机制

加入PK机制,可以激发大家的好胜心,从而调动大家的积极性。

(3)小组成员均匀分配

  1. 每个小组要保证类型的均衡,如来自不同部门的,或者不同个性的,这样可以避免思维的偏向性;
  2. 小组需要一个隐形领导,隐形领导负责调动大家的积极性和思维发散。

(4)创意引导

让大家开展创意讨论,开始之前需要先做创意引导,如:一俩个优秀的案例,或者是一个场景模拟等,这样可以方便大家打开思路,而不是干讨论。

(5)讨论结果再深挖

参会成员是无法直接给出你想要的答案,他们往往提出的只是一个思维方向,或者是一个思维点,所以会后需要就会议的结果再深挖,配合本身专业特性,组合成合适的创意想法。

最后,会议本身是为了更高效的解决问题,但是往往大多数企业都会遇到低效会议的痛点,希望以上的分享能给帮助大家提高工作效率,早点下班!

 

作者:瑶光;微信公众号:回了CRM,某互联网自媒体联合创始人,曾在零食top3品牌负责用户体验管理。

本文由@瑶光 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议

来源:人人都是产品经理职场

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